O recurso às novas tecnologias foi fundamental para chegarmos à eficiência dos recursos humanos e à melhoria dos processos.
Gestão e Seguimento de Expediente – GSE
Em Abril de 2008, foi implementada uma aplicação de Gestão e Seguimento de processos de expediente que permite a circulação de toda a informação/documento, em formato digital, através dos serviços, sendo os documentos em papel de origem externa digitalizados e os internos produzidos através da referida aplicação. Os e-mails e faxes são recebidos e enviados através da aplicação, sendo impressos apenas em caso de absoluta necessidade (imposições legais no que concerne aos processos de alguns serviços, como Aquisições e Empreitadas ou Contabilidade, por exemplo).
Esta aplicação contribuiu, em grande medida, para atingir os objectivos a que o Executivo se tinha proposto, permitindo:
• Controlo dos originais que não saem dos respectivos arquivos;
• Controlo dos processos por etapa;
• Controlo do serviço/colaborador, com o qual o processo se encontra;
• Controlo dos processos pendentes (parados) e em que serviço/colaborador;
• Possibilidade de medição de tempos efectivos de tramitação (o que era muito difícil antes da implementação da aplicação, uma vez que os tempos por acção/etapa eram obtidos através de estimativas realizadas pelos colaboradores);
• Diminuição do consumo de papel em cerca de 20%;
• Diminuição do tempo de tramitação de processos;
• Possibilidade de utilização da plataforma via internet, podendo o Executivo despachar a qualquer hora, em qualquer dia e em qualquer parte do mundo, não ficando dependente do horário de expediente e do espaço físico do Município.
• Acesso imediato à informação de determinado processo, sem necessidade de recorrer a colaboradores;
• Análise do circuito de cada processo, podendo proceder a melhorias no sentido de optimizar recursos (eliminando acções/etapas muitas vezes redundantes e desnecessárias) e tornando a tramitação mais eficiente e célere;
• Gestão de recursos mais eficiente que se traduz na redução de encargos administrativos.
Gestão e Seguimento de Processos (de Obras Particulares) – GSP
Os processos de obras particulares têm o mesmo tratamento que os de expediente geral, desde Novembro de 2008.
As vantagens, relativas à redução de tempo processual e originadas pela utilização da aplicação, são enormes. Tal facto pode ser observado através de uma pequena análise comparativa entre processos, antes e depois da implementação da aplicação, bem como por alguns tempos médios, obtidos actualmente, em algumas etapas chave do processo. Os dados resultantes desta análise, referentes ao período anterior ao GSP, não compreendem a totalidade do tempo de recurso no processo, mas sim alguns momentos particularizados ao longo do processo, ou seja, sempre que exista junção de elementos, ou notificação ao requerente a pedir novos elementos, haverá mais um tempo adicional necessário para a execução dessa função, que não foi considerado. Os dados referentes à nova aplicação contemplam todas as acções que decorreram entre o requerimento inicial e o ofício de comunicação, com despacho final. Os processos decorrem todos ao abrigo da nova Lei n.º 60/2007, de 4 de Setembro, que estabelece o Regime Jurídico da Urbanização e Edificação, em vigor desde Março de 2008.
• O processo depois de dar entrada era numerado, capeado, e só depois registado na aplicação anterior, existindo um hiato até à etapa seguinte de cerca de 30 dias. O saneamento administrativo é feito no atendimento, o processo é inserido na aplicação, no próprio dia, e chega ao interveniente seguinte, em média, ao fim de 0,92 dias.
• Os tempos de espera pelos despachos ou ofícios, quer do Vereador, quer do Presidente da Câmara, eram de 10 a 20 dias. Actualmente, o tempo de espera é, em média, de 2,32 dias.
• Elaboração de Ofício | 1,67 dias em média.
• Comunicação ao Requerente | 2,3 dias em média (elaboração + expedição de ofício).
• Informação de Chefe de Divisão | 0,37 dias em média.
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